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Ich bin nun bereits seit zwei Jahren selbstständig, aber erst seit ca. 18 Monaten halte ich regelmäßig Seminare, Vorträge oder Workshops. Ziel dieser Tätigkeit ist, mein Wissen über soziale Netzwerke, deren Entwicklungen und Funktionalitäten zu teilen oder über Social Media Themen zu sprechen, um andere Menschen zu inspirieren und zum bewussten Umgang mit der Online Welt zu bringen. Aber hey, ich bin keine geborene Keynote Speakerin, ich tue mich immer noch schwer, vor Menschen zu sprechen und die Dynamik der Gruppe zu steuern. Allerdings habe ich in der letzten Zeit sehr viel dazu gelernt und heute möchte ich mit Euch teilen, wie ich mich auf meine Seminare und Workshops vorbereite, damit der Ablauf unkompliziert und reibungslos verläuft.

Gute Organisation und Vorbereitung sind (fast) alles

Wenn ich eine Anfrage zu einem Workshop oder Seminar bekomme, geht es meist erst um das richtige Datum. Denn wenn ich vorab viel Zeit habe, um meine Workshops zu planen, kann ich selbst schwierige logistische Herausforderungen hinbekommen. Z.B. wenn meine Veranstaltung ein eintägiges Seminar ist, das bis 17:00 Uhr dauert, muss ich jemanden finden, der meine Kinder abholt (der Hort ist bis 17:00 Uhr geöffnet). Entweder kann mein Mann einspringen oder ich frage eine andere Mutter aus der Schule, ob die Kids bei ihr untergebracht werden können. Inzwischen habe ich auch eine sehr nette Babysitterin, die die Kinder ab und zu abholt und mit ihnen zu Hause spielt. Eine praktische und gute Lösung, wie ich finde.

Wenn das Logistik Thema geklärt ist, kann ich weiter planen und vorbereiten! 

Viele Institutionen oder Organisationen planen langfristig, daher bekomme ich die ersten Anfragen bereits ein Jahr im Voraus. Manchmal ist es einfach zu früh zu wissen, ob die Abholzeiten der Kinder gewährleistet werden kann. In diesem Fall bin ich recht entspannt und sage meistens zu, denn es findet sich immer eine Lösung. Dafür hat meine Familie inzwischen auch Verständnis und unterstützt meine Projekte 🙂

Ganz wichtiger ist auch die Location, in der meine Veranstaltung stattfindet. Oft bespreche ich alles mit den Kunden per Telefon und Email und wir sehen uns tatsächlich das erste Mal erst am Seminar vor Ort. Das bedeutet für mich, dass ich den Weg dorthin noch nicht kenne und mich für die Anfahrt perfekt vorbereiten muss. Da es bei den ÖPNV oft zu Ausfällen oder Verspätungen kommt (ich habe ja schließlich kein Auto), rechne ich immer einen zusätzlichen Puffer ein! D.h. ich muss früh genug die Wohnung verlassen, um ca. 1 Stunde vor Terminbeginn da zu sein. Dann fühle ich mich sicherer und die Anfahrt stresst mich nicht.

Vorbereitung auf Seminare und Workshops_Planung ist fast alles

Inhalte und Know-how

Wenn das Datum feststeht, mache ich eine Rückwärtsplanung, um zu wissen, wie viele Tage oder Stunden ich für die Erstellung der Inhalte verfügbar haben muss. Die Planung muss natürlich im Kontext der anderen Termine und Events stattfinden, denn ich brauche ja immer ein bisschen Puffer für unerwartete Ereignisse oder um mein Wissen auf den neusten Stand zu bringen. Außerdem brauche ich nach einem Vortrag oder Seminar mindestens einen ruhigeren Tag, an dem ich mich etwas regenerieren kann. Dieser Rhythmus hat sich bis jetzt sehr bewährt und selbst wenn ich auf einen privaten Termin einen Tag vor der Veranstaltung verzichten muss, ist es mir lieber, als gestresst von einem zu anderen Termin zu hetzen.

Da ich für viele Auftraggeber als Social Media Expertin gelte, muss ich mich mit Themen beschäftigen, die vielleicht mit meiner Arbeit als Dozentin nicht direkt verbunden sind, die aber helfen, den breiteren Kontext dieser Thematik zu kennen. Somit muss ich für bestimmte Seminare selbst diverse Kurse und Webinare belegen, um mein Know-how zu erweitern und um mein Wissen auf den neuesten Stand zu bringen. Das gehört meiner Meinung nach zu meinem Job dazu. Vor allem in der Online Welt ist die ständige Professionalisierung und das Ausprobieren neuer Tools und Apps unabdingbar.

Viel Zeit verbringe ich auch mit Recherche der Best Practice Beispielen. Denn ich habe gemerkt, dass den Kunden dadurch der Schritt von Theorie zu Praxis viel leichter fällt. Dieses praxisbezogene Wissen und meine Expertise als aktive Bloggerin, schätzen meine Teilnehmer_innen sehr und schreiben es oft in ihrem Feedback nach der Veranstaltung.

Strukturierter Ablaufplan und übersichtliche Präsentation

Was meine Teilnehmer_innen gut bewerten ist der strukturelle Ablaufplan meiner Workshops. Am Anfang der Veranstaltung besprechen wir welche Punkte wir behandeln und am Schluss fassen wir zusammen, worüber wir tatsächlich gesprochen haben. Das hilft, um sich freier und bewusster im Dschungel der Themen zu bewegen und das frisch gesammelte Wissen besser einzuordnen.  

Im Laufe des Seminars versuche ich, die Theorie der Präsentationsfolien mit praktischen und konkreten Beispielen aus der Praxis zu verknüpfen. Das erleichtert später die Umsetzung der Theorie in die praktischen Übungen.

Zusätzlich bekomme ich immer viel Lob zu meinen Präsentationen: Sie seien verständlich, übersichtlich und bieten immer einen Mehrwert. Bei den Lehrgängen bereite ich Folien vor, die nachher nicht nur als Erinnerungsstütze dienen sollen, sondern auch fundiertes Fachwissen, Informationen und Tipps liefern. Sie können daher als richtiges Skript genutzt werden. Die Folien bereite ich in meinem Lieblingstool Canva vor und füge sie später in PowerPoint ein. Nach der Veranstaltung speichere ich die Präsentation als PDF und lade sie in ein Cloud-System hoch (entweder Dropbox oder Google Drive). Der Link zur PDF-Datei wird dann per Email geschickt und somit können sich meine Teilnehmer_innen die Präsentation später herunterladen.

Vorbereitung auf Seminare und Workshops-Strukturierte Präsentation

Praktische Hilfsmittel

Nachdem ich mich inhaltlich und zeitlich sehr gut vorbereitet habe, benutze ich ein paar Hilfsmittel, die mir die Arbeit als Dozentin erleichtern und noch angenehmer machen.

Kleider und Schuhe: Ich habe keine festen Outfits oder bestimmte Farben, die ich für Seminare etc. benutze. Ich versuche meine Kleidung nach Laune und Veranstaltungsart anzupassen. Muss ich lange stehen, ziehe ich lieber flache Schuhe an. Muss ich im Winter lange fahren, ziehe ich lieber eine Hose an. Ich finde, mit einer Bluse oder einem Hemd kann man hier eigentlich nichts falsch machen ☺. Mich wohlzufühlen und trotzdem eine gewisse Expertise auszustrahlen – das ist meine Devise auf diesem Feld!

Armbanduhr: Meine neue Armbanduhr von Christ ist bei jeder Veranstaltung sehr hilfreich. Ich kann diskret auf die Uhr schauen und mir die verbliebene Zeit entsprechend einteilen. Ich habe mir extra eine Uhr ausgesucht, die gleichzeitig schick und neutral ist, damit sie zu jedem Outfit passt und trotzdem den femininen Stil, den ich mag, betont. Das Material Edelstahl und die Farbe rosé sorgen für eine gewisse Eleganz 🙂 Wenn ich die Uhr zusammen mit dem Armband anziehe, trage ich keinen weiteren Schmuck, denn diese Kombi reicht vollkommen aus! Na gut, ab und zu trage ich noch ein paar schöner Ohrringe  – das ist eindeutig meine Schwachstelle und mein Schmuckkasten ist voll bunter Ohrringe 😉

Vorbereitung auf Seminare und Workshops_Armbanduhr von Christ

Pointer/Klicker – das war tatsächlich eins meiner ersten Accessoires, die ich mir gekauft habe, um sicher zu sein, dass ich meine Präsentation auch aus der Entfernung bedienen kann. Außerdem hilf es mir sehr, etwas in der Hand zu halten, um meine Gestik besser im Griff zu haben.

Lax vox® – über diesen Wunderschlauch habe ich Euch in meinem Artikel über meine Stimmproblemme geschrieben. Ich versuche den Schlauch kurz vor der Veranstaltung anzuwenden oder ich nehme ihn mit und mache in der Pause – je nach Möglichkeit – kurze Übungen damit. Ein paar Halstabletten zur Linderung der Heiserkeit dürfen hier auch nicht fehlen!

Vor den Seminaren/Workshops esse ich ein Porridge mit Banane oder Beeren – es sorgt länger für das Sättigungsgefühl als Marmeladenbrot 🙂

Außerdem bei längeren Workshops oder Seminaren habe ich immer meine Powerbank (für die Anfahrt- und Abfahrtzeiten), Mundhygiene-Set, Labello und Lippenstift, Wasserflasche und meine Flyer dabei.

Vorbereitung auf Seminare und Workshops_Praktische Hilfsmittel

Reibungsloser und stressfreier Ablauf

Das waren die wichtigsten Schritte, die mir helfen, mich auf meine Seminare und Workshops vorzubereiten, um einen möglichst reibungslosen und stressfreien Ablauf zu gewährleisten.

Habt Ihr hier weitere Tipps? Mit welchen Tools oder Methoden arbeitet Ihr und welche Hilfsmittel könnt Ihr hierzu empfehlen?

Dieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit Christ entstanden.